МО Мулловское городское поселение

Информационный сайт

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

РАСП об утверждении Инструкции по делопроизводству

АДМИНИСТРАЦИЯ ПОСЕЛЕНИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МУЛЛОВСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ»

МЕЛЕКЕССКОГО РАЙОНА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П  О Р Я Ж Е Н И Е

07 февраля 2017 года                                                                                                              № 3-р

экз. № 1

р.п.Мулловка

 

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения администрация муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области (далее – Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов, образуемых в администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области, обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Признать утратившим силу распоряжение администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области от 11.01.2011 №3-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области в отраслевых (функциональных) органах администрации.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию и размещению на официальном сайте  муниципального образования «Мулловское городское поселение» в информационно — телекоммуникационной сети  Интернет.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

 

И.о. Главы администрации                                                            Е.Д. Голоскоков

 

УТВЕРЖДЕНА

 

распоряжением администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение»

Мелекесского района

Ульяновской области

 

от 07 февраля 2017 № _3-р_

Инструкция по делопроизводству

в администрации муниципального образования

«Мулловское городское поселение»

Мелекесского района Ульяновской области

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области (далее – Администрация) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 №751 «О внесении изменений в правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федерации от 26.04.2016 № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (с изменениями от 23.05.2016 №149-ФЗ), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, на основании Постановления Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 № 109-П «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области» (с изменениями от 19.08.2016 № 393-П) и с учётом особенностей документооборота в Администрации.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы
с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии
со специальными инструкциями.

Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе
с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах, образуемых в Администрации (далее – структурные подразделения Администрации), осуществляют ответственные лица в структурных подразделениях Администрации, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее – ответственные за делопроизводство).

По вопросам организации делопроизводства организационно- ответственное лицо Администрации взаимодействует со структурными подразделениями Администрации, исполнительными органами администрации Мелекесского района, государственной власти Ульяновской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами
в структурных подразделениях  Администрации возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения Администрации определяет ответственного за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации и их функции утверждаются правовым актом Администрации.

1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации. Руководители структурных подразделений Администрации в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.

1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Администрации, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица,
имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются по согласованию с Главой Администрации.

1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку
сотрудники структурных подразделений Администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение № 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении Администрации. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения Администрации.

1.12. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение Администрации сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приёма-передачи, копия которого направляется в Администрацию.

1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники структурного подразделения Администрации немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения Администрации. На основании решения Главы Администрации формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии докладывает Главе администрации о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение № 2
к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки
в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Администрации для включения их в дело архивного фонда.

1.14. Сотрудники структурных подразделений Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

 

2. Требования к подготовке и оформлению документов

 

2.1. Бланки документов

 

2.1.1. Документы Администрации оформляются на бланках утверждённого образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.

Перечень и образцы применяемых бланков документов Администрации представлены в приложениях № 3-3.5 к Инструкции.

2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6
(105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объёма документа.

Каждый лист документа (кроме законов), оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Макеты бланков документов Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в Администрации используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3. Проектирование макетов бланков документов осуществляется ответственным лицом Администрации.

Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются Главой администрации.

Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии
с требованиями Инструкции.

2.1.4. При переписке между структурными подразделениями Администрации бланки не используются.

2.1.5. Порядок применения бланков документов в Администрации.

Правовые акты Администрации оформляются на бланках постановлений и распоряжений.

Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Администрации оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Бланки писем Администрации применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.

Бланк письма должностного лица Администрации применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.

Бланки документов должны использоваться строго
по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

 

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

 

2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (№ 10-13).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта
до 13,5-13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить
до 1,02 пт; полуторный соответственно – до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2.2. Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов,
за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее – абзацный отступ).

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.

2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг
от друга одной строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения документа»), реквизиты один от другого отделяются одной-тремя строками непечатаемых символов (например, заголовок к тексту или адресат от обращения (при его отсутствии – от текста) отделяется тремя строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения – одной строкой, текст (приложение) от подписи – тремя строками непечатаемых символов).

2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка
о приложении, отметка об исполнителе, наименование должности
в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», отметка
о заверении копий, а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»
в протоколах.

2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены
в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённом постановлением Госстандарта России
от 03.03.2003 № 65-ст.

2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

2.2.8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации, являются:

1) наименование организации (Администрации);

2) должность лица – автора документа;

3) наименование подразделения;

4) наименование должности;

5) справочные данные об Администрации;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) гриф согласования документа;

22) виза;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о поступлении документа;

28) ссылка на документ.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2.2.8.1. Размещение Герба Администрации на бланках документов Администрации не предусмотрено.

2.2.8.2. Наименование организации.

Наименование организации (Администрации), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.

Если документ подготавливается Администрацией совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне; наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

2.2.8.3. Наименование подразделения.

Наименование подразделений указывают во внутренних документах: справках (приложение № 23 к Инструкции), номенклатуре дел (приложение № 35 к Инструкции).

2.2.8.4. Наименование должности.

Наименование должности лица – автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.

2.2.8.5. Справочные данные об Администрации.

Справочные данные об Администрации содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (далее Правила оказания услуг связи), например:

 

Советская ул., д.63, р.п.Мулловка, 433550

 

2.2.8.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах – постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

2.2.8.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день, месяц и год оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова «года» или буквенного обозначения «г.»). Например, дату
17 сентября 2016 года следует оформлять таким образом: 17.09.2016.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц – словом, год – четырьмя цифрами с добавлением слова «года» или его сокращением до буквенного обозначения «г.», например:
05 ноября 2016 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно во всех документах, кроме законов.

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например:

 

«В срок до 12 октября 2016 года в соответствии с постановлением администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области от 07.10.2016 № 87…»

 

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте
на бланке документа либо ниже реквизита «Подпись».

2.2.8.8. Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, – состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Администрации, и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Администрации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту
в порядке указания авторов в документе.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.2.8.9. Ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается  в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату создания документа, на который даётся ответ. Указанные сведения переносятся исполнителем из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера
и (или) даты, данный реквизит не используется.

2.2.8.10. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (р.п.Мулловка) указывается на бланках документов Администрации, за исключением бланков писем.

2.2.8.11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования», проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.2.8.12. Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа, ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 77,9 мм.

Реквизит «Адресат» печатается через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом, например:

МКУ «Управление делами

муниципального образования

«Мулловское городское поселение»

 

При направлении документа в организацию или структурное подразделение Администрации указывается полное наименование организации или организации и структурного подразделения Администрации в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю. Название структурного подразделения Администрации отделяется от названия организации одной строкой непечатаемых символов, например:

 

МКУ «Управление делами

муниципального образования

«Мулловское городское поселение»

Отдел культуры

 

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован должностному лицу, то должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией (без пробела между ними), выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия
от наименования должности отделяется одной строкой непечатаемых символов, например:

Генеральному директору

ООО «УК ЖКК «Мулловка»

И.О.Фамилия

Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (должность, звание
и фамилия) отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, после должности запятая не ставится, вторая часть начинается
со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:

Начальнику Управления Министерства юстиции

Российской Федерации

по Ульяновской области

государственному советнику юстиции Российской Федерации

1 класса

О.И.Якуниной

 

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается
к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или
в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо, например:

Директорам школ

р.п.Мулловка

 

В этом случае также составляется лист рассылки.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населённого пункта (города, посёлка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При  адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО «Матэко»

Фабричная ул., д. 17,

р.п. Мулловка, 433550

Мелекесский район

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия
и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, например:

 

Фамилия И.О.

Пушкина ул., д. 17, кв.2,

р.п. Мулловка, 433550

Мелекесский район

 

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых
в федеральные органы исполнительной власти, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, в органы местного самоуправления, а также любым должностным лицам.

2.2.8.13. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

 

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), правовым актом или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу утверждаемого документа, выравнивается по левому краю.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Глава администрации

муниципального образования

«Мулловское городское поселение»

 

Подпись                      И.О.Фамилия

 

Дата

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

 

Подпись И.О.Фамилия

 

Дата

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

 

Подпись И.О.Фамилия

 

Дата

 

При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), которое согласуется в роде и числе
с видом документа (например, состав – УТВЕРЖДЁН, инструкция – УТВЕРЖДЕНА, положение – УТВЕРЖДЕНО, изменения – УТВЕРЖДЕНЫ), вида утверждающего документа в творительном падеже (например, распоряжением, постановлением) с указанием автора документа в родительном падеже (например, Администрации муниципального образования «Мелекесский район»), его даты и номера (дата и номер правового акта вписываются в организационно-протокольном отделе после подписания документа уполномоченным должностным лицом). При этом слово «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ») отделяется от второй части реквизита с указанием вида документа, его даты и номера одной строкой непечатаемых символов, например:

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

распоряжением администрации

муниципального образования

«Мулловское городское поселение»

 

от 02 декабря 2016 г. № 89-р

 

При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения даётся ссылка на протокол заседания коллегиального органа, например:

 

УТВЕРЖДЕНЫ

 

решением Экспертной комиссии

администрации муниципального

образования «Мулловское городское поселение»

от 20.09.2015 № 1

 

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведён
в приложении № 4 к Инструкции.

2.2.8.14. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнении документа (резолюция) (далее резолюция) оформляются соответствующим должностным лицом  на отдельном листе формата А6 (приложение №5 и №5.1. к Инструкции) с указанием регистрационного номера  и даты документа,  к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе  между реквизитами «Адресат» и «Текст документа».

Резолюция включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Фамилия И.О.

Фамилия И.О.

 

Прошу организовать исполнение

и проинформировать меня до 01.10.2016.

 

Подпись

 

Дата

 

При наличии нескольких исполнителей, ответственный за исполнение указывается в резолюции первым. Ответственный  исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа.

Более подробные разъяснения по использованию реквизита «Указания по исполнению документа (резолюция)» приведены в пункте 4.3. Порядок рассмотрения документов.

2.2.8.15. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и  писем объёмом не более семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок к тексту  допускается не указывать.

Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Как правило, наименование документа отвечает на вопрос «о чём?
(о ком?)», начинается с прописной буквы и пишется строчными буквами, например:

 

О создании аттестационной комиссии

 

В некоторых видах документов (акты, протоколы и др.)  заголовок к тексту должен быть согласован с наименованием вида документа в родительном падеже (чего? (кого?), в таких случаях заголовок к тексту начинается со строчной буквы, например:

 

(Должностной регламент) (кого?) главного специалиста

 

Заголовок к тексту оформляется от границы левого поля без абзацного отступа и печатается через одинарный межстрочный интервал.

В служебных письмах реквизит «Заголовок к тексту» расположен под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по левому краю и печатается шрифтом нормальной насыщенности.

В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом шрифтом полужирного начертания и не должен занимать более 5 строк.

Заголовок к тексту печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце  заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа (далее также – разработчик документа).

2.2.8.16. Текст документа.

Текст документа – основная содержательная часть документа – излагается русским литературным языком с учётом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, связно, логично и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения.

Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным
в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Текст во всех графах таблицы выравнивается следующим образом: по вертикали –
по верхнему краю, по горизонтали – по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.).
В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты
в следующей последовательности: вид документа, наименование организации – автора документа, дата документа (указывается цифровым способом), регистрационный номер документа, наименование документа, заключённое
в кавычки, например:

 

…в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»…

 

Если в тексте несколько раз упоминается одно и то же понятие (орган, организация, документ и т.п.), то первый раз следует дать полное его официальное наименование, а затем в скобках ввести термин, обозначающий это понятие в сокращённом варианте, по форме: «(далее – ...)», который
в дальнейшем будет употребляться в тексте. При этом должно соблюдаться правило логики: одному понятию должен соответствовать один
и тот же термин (не допускается синонимия) и один термин должен обозначать одно и то же понятие (не допускается омонимия).

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается
от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили» и т.п.).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («департамент осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Администрация не возражает», «департамент направляет»).

Текст отделяется от наименования документа одной-двумя строками непечатаемых символов в установленных границах полей.

Первая строка каждого абзаца текста начинается с абзацного отступа.

2.2.8.17. Отметка о контроле.

Отметка о контроле документа проставляется на верхнем поле документа справа штампом «КОНТРОЛЬ».

2.2.8.18. Отметка о приложении.

Отметка о приложении в письме – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах), – печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста одной строкой непечатаемых символов.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

 

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:

1.

Текст Положения об отделе финансов администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» на 7 л. в 1 экз.

 

2.

Копия постановления администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» от 26.05.2016 № 58 «О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» от 13.07.2011 № 49» на 3 л. в 3 экз.

Если приложение сброшюровано, то число листов не указывается:

 

Приложение:

в 2 экз.

или

Приложение:

техническое задание на разработку Типовой инструкции
по делопроизводству в 3 экз.

 

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса,
то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

Приложение:

справка о неплатёжеспособных предприятиях, для служебного пользования, № 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

 

В случае приложения к письму документов в электронном виде
на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименования прилагаемого файла и (или) количества прилагаемых файлов и при необходимости вида носителя, например:

 

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на DVD-диске.

или:

 

Приложение: 5 файлов на USB-флеш-накопителе.

 

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

 

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на CD-диске.

 

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

 

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес          Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript .

Приложение к правовому акту оформляется следующим образом:
на первом его листе в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» (без кавычек) с указанием вида правового акта
(в дательном падеже с предлогом «к»), его даты и регистрационного номера. Слово «Приложение» центрируется по горизонтали относительно самой длинной строки, отделяется от второй части реквизита с указанием вида правового акта, его даты и регистрационного номера, одной строкой непечатаемых символов. При этом дата и регистрационный номер правового акта впечатываются (прописываются) уже после его подписания уполномоченным должностным лицом по регистрации. В связи с этим отметка  дата и регистрационный номер в приложении в правовых актах отделяется от текста одной-тремя строками непечатаемых символов.

Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

 

к распоряжению администрации

муниципального образования

«Мулловское городское поселение» Мелекесского района

Ульяновской области

 

от _______________ №____________

 

 

Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается.

Каждое приложение является отдельным документом, имеющим самостоятельную нумерацию страниц и самостоятельные сокращения
(сокращение одного и того же понятия в каждом приложении вводится заново).

2.2.8.19. Подпись.

Реквизит «Подпись» содержит собственноручную подпись должностного лица и является обязательным реквизитом документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии
с предоставленными им полномочиями.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен
не на бланке, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), подпись
и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Глава администрации

МО «Мулловское городское поселение»                                                Подпись                                                                 И.О.Фамилия

 

или на бланке:

 

Глава администрации                             Подпись                         И.О.Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами Администрации их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Глава администрации

МО «Мулловское городское поселение»           Подпись            И.О.Фамилия

 

Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия

 

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

 

Начальник отдела финансов                     Начальник отдела культуры

Муниципального образования                 муниципального образования

«Мулловское городское поселение»         «Мулловское городское поселение»

 

Подпись                   И.О.Фамилия             Подпись                      И.О.Фамилия

 

При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываются
не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе коллегиального органа, например:

 

Председатель комиссии                            Подпись                        И.О.Фамилия

 

Члены комиссии                                        Подпись И.О.Фамилия

Подпись                        И.О.Фамилия

Подпись                        И.О.Фамилия

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица,
например:

 

 

Исполняющий обязанности

Главы администрации                            Подпись                       И.О.Фамилия

 

Подпись должностного лица отделяется от последней строки текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается
от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности
и ограничивается правым полем. Инициалы ставятся перед фамилией без пробела.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию должностного лица, подпись которого воспроизводится.

2.2.8.20. Отметка об электронной подписи.

Электронная подпись (далее также – ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП  владельцу.

Использование ЭП осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2.2.8.21. Гриф согласования документа.

Существует две формы согласования: внешняя и внутренняя. Внутренняя форма согласования оформляется визой (подробнее об этом реквизите –
в подпункте 2.2.8.22 настоящего пункта), внешнее согласование документов оформляется грифом согласования – реквизитом, который фиксирует согласие или несогласие организации (должностного лица), не являющейся автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись должностного лица» в левом нижнем углу документа, выравнивается по левому краю (длина строки не должна превышать 80 мм, начало строк ограничивается левым полем) или на отдельном листе согласования, при этом в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Начальник отдела финансов

муниципального образования

«Мулловское городское поселение»

 

Подпись                 И.О.Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Министерства

сельского хозяйства

Российской Федерации

от 20.12.2015 № 430-162

или:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания

Экспертно-проверочной комиссии

Министерства искусства и культурной

политики Ульяновской области

от 19.12.2015 № 12

 

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не оформляется, к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.2.8.22. Виза.

Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа – реквизитом, указывающим на согласие или несогласие должностного лица Администрации, организации – автора документа
с его содержанием.

Виза включает наименование должности визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

 

Начальник отдела финансов

 

Подпись         И.О.Фамилия

 

Дата

 

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица
с содержанием документа.

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Начальник отдела финансов

 

Подпись         И.О.Фамилия

 

Дата

 

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в Администрации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из Администрации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Некоторые виды документов (например, письма, правовые акты и их приложения) визируются полистно.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования
не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения,
не меняющие его сути.

При наличии замечаний, возражений документы на подпись
не принимаются и не регистрируются.

2.2.8.23. Печать.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы подпись должностного лица и оттиск печати были хорошо читаемы.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание правил проставления печати содержится в разделе 7 Инструкции).

Порядок изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения печатей приведён в разделе 7 Инструкции.

Ведение журнала учёта печатей (штампов) возлагается на ответственное лицо Администрации.

2.2.8.24. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копии правового статуса. Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись должностного лица» проставляется заверительная надпись «Верно» (при необходимости указывается место нахождения подлинника документа), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

 

Верно

Глава администрации

МО «Мулловское городское поселение» Подпись                 И.О.Фамилия

Дата

 

или

 

Верно, подлинник находится

в администрации

МО «Мулловское городское поселение»

 

Глава администрации

МО «Мулловское городское поселение»                  Подпись                И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью.

2.2.8.25. Отметка об исполнителе.

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя имя, отчество и фамилию исполнителя (полностью), номер его телефона располагается
на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Татьяна Михайловна Сухорукова

92-5-17

 

 

Реквизит печатается шрифтом размера № 10 от границы левого поля без абзацного отступа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, направляемых за пределы муниципального образования «Мулловское городское поселение», указывается телефонный код поселка, например:

 

Татьяна Михайловна Сухорукова

8 (84235) 92-5-17

 

 

2.2.8.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении и направлении в дело, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении и на правлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа, например:

 

Отправлено письмо от 07.09.2016 № 345

 

В дело № 01-14

 

Подпись         И.О.Фамилия

 

Дата

 

Отметка об исполнении документа и направления его в дело проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части.

2.2.8.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Администрацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа:

АДМИНИСТРАЦИЯ

МО «Мулловское городское поселение»

____ ______________ 20__г.

 

Вх.№ ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.8.28. Ссылка на документ.

Ссылка на документ (колонтитул) указывается с целью идентификации электронной копии документа, проставляется  на правовом акте в правом нижнем углу  первой страницы документа и первых страницах каждого приложения к нему, на письме – в левом нижнем углу  оборотной стороны последней страницы. Ссылка на документ содержит наименование файла на машинном носителе, включающее в себя дату создания документа (дата и месяц указываются цифровым способом), инициалы сотрудника администрации. Осуществляющего печать документа на бланке, и порядковый номер документа в пределах рабочего дня.

 

 

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

Инструкция устанавливает определённые требования к подготовке отдельных видов документов.

Ответственность за подготовку документов, содержащиеся в них сведения возлагается на разработчика документа и иных лиц, завизировавших
и подписавших документы в соответствии с их компетенцией.

 

 

3.1. Муниципальные правовые акты Совета депутатов

муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области

 

3.1.1.   Структурные подразделения Администрации разрабатывают муниципальные правовые акты в целях реализации государственных, областных и местных полномочий, приведения действующих муниципальных правовых актов в соответствие с законодательством Российской Федерации и Ульяновской области на основании планов нормотворческой деятельности Администрации и Совета депутатов и соответствующих поручений.

3.1.2. При внесении муниципальных правовых актов в Совет депутатов муниципального образования «Мулловское городское поселение» к сопроводительному письму в адрес Председателя Совета депутатов муниципального образования «Мулловское городское поселение» прилагаются следующие документы:

1) текст муниципального правового акта;

2) пояснительная записка к муниципальному правовому акту, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и изложение концепции предлагаемого акта;

3) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат);

4) перечень актов муниципального образования «Мулловское городское поселение», подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием данного акта.

Муниципальные правовые акты и сопроводительные материалы к ним, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их структурным подразделениям Администрации.

3.1.3. Муниципальные правовые акты печатаются в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 со следующими размерами полей: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

На первой странице правовых актов в пределах верхнего поля листа
в правом верхнем углу размером шрифта № 10 печатается слово «Проект», выравнивание производится по правому краю, например:

Проект

 

3.1.4. Муниципальный правовой акт имеет следующие реквизиты:

3.1.4.1. Наименование автора документа – СОВЕТ ДЕПУТАТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МУЛЛОВСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ» МЕЛЕКЕССКОГО РАЙОНА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ. Печатается в ТРИ строки прописными буквами шрифта гарнитуры Times New Roman размера  № 14 и выделяется полужирным шрифтом.

3.1.4.2. Наименование вида документа – РЕШЕНИЕ – печатается  в разрядку ниже наименования автора документа, через 2 межстрочных интервала прописными буквами полужирным шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 16 и выравнивается по центру.

3.1.4.3. Дата документа  и номер решения отделяется от наименования вида документа  2  межстрочными интервалами, проставляется от руки после подписания решения, оформляется словесно-цифровым способом.

Дата документа печатается от левой границы текстового поля. Номер решения  печатается на правой границе текстового поля и состоит из знака «№» и регистрационного номера.

3.1.4.4. Номер экземпляра отделается от реквизита «Дата документа» и «регистрационный номер документа » 1 межстрочным интервалом, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: «Экз.№___»

3.1.4.5. Реквизит «Место составления (издания)» (р.п.Мулловка) отделяется от реквизита «Номер экземпляра» 1 межстрочным интервалом и выравнивается по центру.

Реквизиты «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Номер экземпляра», «Место составления (издания)» печатаются  строчными буквами шрифтом гарнитуры Times  New Roman размера № 12.

3.1.4.6. Заголовок к тексту документа печатается через 2 межстрочных интервала строчными буквами шрифтом гарнитуры Times New Roman размера №14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок к тексту документа начинается с прописной буквы и отвечает на вопрос «о чём?», точка после заголовка к тексту не ставится.

3.1.4.7. Текст отделяется от заголовка к тексту 2 межстрочными интервалами, печатается через  1  межстрочный интервал. Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и основную часть. Основная часть текста может подразделяться на части, разделы и подразделы, главы, статьи.

Обозначение раздела печатается прописными буквами и выравнивается по центру, номера разделов проставляются римскими цифрами.

Наименования разделов (подразделов), если они имеются, печатаются без абзацного отступа через 1 межстрочный интервал прописными буквами  и выравниваются по центру, например:

 

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

 

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют наименования. Обозначение главы печатается с абзацным отступом шрифтом нормальной насыщенности с указанием номера, после которого ставится точка; наименование главы печатается через одинарный межстрочный интервал
с прописной буквы полужирным шрифтом, например:

 

Глава 5.

Права лиц, удостоенных звания «Почётный гражданин»
и занесённых в Золотую книгу Почёта

 

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с абзацным отступом шрифтом нормальной насыщенности с указанием номера, после которого ставится точка; наименование статьи печатается через одинарный межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом, например:

 

Статья 15.

Полномочия администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области

 

При отсутствии наименования статьи слово «Статья» и номер выделяются полужирным шрифтом и точка не ставится.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

3.1.4.8. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и состоит из слов «Глава муниципального образования «Мулловское городское поселение», которые печатаются в две строки полужирным шрифтом от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

Образец оформления решения Совета депутатов приводится в приложении № 6 к Инструкции.

 

3.1.5. Требования по оформлению пояснительной записки к решению

Совета депутатов

Пояснительная записка к решению оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение № 7 к Инструкции) и имеет следующие реквизиты:

3.1.5.1. Наименование вида документа – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – печатается без абзацного отступа прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

3.1.5.2. Заголовок к тексту от предыдущего реквизита не отделяется, начинается со строчной буквы, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру. Заголовок к тексту в кавычки не заключается, начинается с прописной буквы и отвечает на вопрос «о чём?», точка после заголовка к тексту не ставится.

Указываются  полное наименование вида документа и заголовок к тексту, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к решению Совета депутатов

муниципального образования

«Мулловское городское поселение»

Мелекесского района Ульяновской области

«О структуре исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области»

3.1.5.3. Текст отделяется от заголовка к тексту документа двумя строками непечатаемых символов, печатается шрифтом размера № 14 через одинарный или полуторный межстрочный интервал. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее в себя развёрнутую характеристику законопроекта, его цели, основные положения, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.1.5.4. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами
и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.2. Проекты правовых актов Администрации

 

3.2.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Администрации осуществляются в соответствии с Уставом муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области, утвержденным решением Советов депутатов муниципального образования «Мулловское городское поселение» от 23.12.2013 № 9/34, постановлением администрации муниципального образования «Мелекесский район» от 08.04.2011г. № 28 «Об утверждении Порядка разработки и внесения проектов муниципальных правовых актов в местную администрацию МО «Мулловское городское поселение», Инструкцией и иными правовыми актами, регулирующими данные вопросы.

Проект правового акта Администрации представляется специалисту по правовому обеспечению на правовую экспертизу.

3.2.2. Правовые акты Администрации, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Администрации.

Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам,
не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Администрации.

3.2.3. Постановления и распоряжения Администрации печатаются на бланках «Постановление администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области», «Распоряжение администрации «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области» (приложение №3.1 - 3.2 к Инструкции).  Текст печатается в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещается. При оформлении постановлений (распоряжений) на двух и более страницах текст печатается начиная со второй страницы на стандартных листах бумаги формата А4. Поля второй и последующих страниц составляют: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – по 20 мм.

3.2.4. Постановления (распоряжения) Администрации имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (постановление администрации, распоряжение администрации), дату документа, регистрационный  номер документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, а также указание на номер экземпляра.

3.2.4.1. Наименование автора документа – АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МУЛЛОВСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ» МЕЛЕКЕССКОГО РАЙОНА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ. Печатается в три строки прописными буквами шрифта гарнитуры Times New Roman  размера  № 14 и выделяется полужирным шрифтом.

3.2.4.2. Наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ – печатается  в разрядку ниже наименования автора документа, через 2  межстрочных интервала прописными буквами полужирным шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 16 и выравнивается по центру.

3.2.4.3. Дата документа  и  регистрационный номер документа отделяется от наименования вида документа 2 межстрочными интервалами, проставляется от руки после подписания решения, оформляется словесно-цифровым способом.

Дата документа печатается от левой границы текстового поля. Номер решения  печатается на правой границе текстового поля и состоит из знака «№» и регистрационного номера.

3.2.4.4. Номер экземпляра отделается от реквизита «Дата документа» и «регистрационный номер документа » 1 межстрочным интервалом, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: «Экз.№___»

3.2.4.5. Реквизит «Место составления (издания)» (р.п.Мулловка) отделяется от реквизита «Номер экземпляра» 1 межстрочным интервалом и выравнивается по центру.

Реквизиты «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Номер экземпляра», «Место составления (издания)» печатаются  строчными буквами шрифтом гарнитуры Times  New Roman размера № 12.

3.2.4.6. Заголовок к тексту в правовом акте отделяется от предыдущего реквизита 2 строками непечатаемых символов, начинается с прописной буквы, печатается строчными буквами центрированным способом на расстоянии не менее 80 мм от верхнего края листа через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Точка после заголовка к тексту правового акта не ставится.

3.2.4.7. Текст отделяется от заголовка к тексту правового акта двумя строками непечатаемых символов и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст печатается с абзацными отступами и выравнивается по ширине.

Текстовая часть правового акта может подразделяться на преамбулу
и постановляющую часть.

Преамбула в постановлениях Администрации завершается словом
«п о с т а н о в л я е т:», при этом слово «п о с т а н о в л я е т» печатаются строчными буквами вразрядку, после них ставится двоеточие.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

3.2.5. При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в тексте правового акта делается ссылка «согласно приложению»,
то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами (без кавычек), ниже через одну строку непечатаемых символов даётся ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к постановлению администрации

муниципального образования

«Мулловское городское поселение» Мелекесского района

Ульяновской области

 

от ______________№ ________

 

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру без абзацного отступа через одну-три строки непечатаемых символов от текста, длина черты составляет 2-6 см.

При наличии в тексте проекта правового акта формулировки «утвердить» (прилагаемое положение) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ») со ссылкой на правовой акт, например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

муниципального образования

«Мулловское городское поселение» Мелекесского района

Ульяновской области

 

от______________ № ________

 

Слова «УТВЕРЖДЁН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ» в приложениях согласуются в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Наименование приложения печатается центрированным способом полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал без абзацного отступа. Первое слово наименования приложения печатается на первой строке отдельно от остальной части наименования прописными буквами, например:

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

Об отделе финансов администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение»

Мелекесского района Ульяновской области

 

Наименование приложения отделяется от грифа утверждения документа четырьмя строками непечатаемых символов, от текста приложения – одной строкой непечатаемых символов.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их наименования печатаются центрированным способом (относительно границ текста) без абзацного отступа. Точка после наименования раздела не ставится. Допускается выделять наименования разделов полужирным шрифтом. При нумерации разделов (подразделов) используются арабские цифры с точками.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным
в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками таблицы.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст во всех графах таблицы выравнивается следующим образом:
по вертикали – по верхнему краю, по горизонтали – по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.). В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звёздочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом размера № 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски её текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трёх сносок.

3.2.6. Ответственность за идентичность материалов, содержащихся в файлах проекта правового акта, несёт разработчик документа.

После прохождения в установленном порядке правовой экспертизы
разработчик документа направляет печатную версию проекта правового акта на подпись Главе Администрации.

3.2.7. Пояснительная записка к проекту правового акта.

Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется
на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

3.2.7.1. Наименование вида документа – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру без абзацного отступа.

3.2.7.2. Заголовок к тексту пояснительной записки от предыдущего реквизита не отделяется, начинается со строчной буквы, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру без абзацного отступа, точка после заголовка к тексту не ставится.

В заголовке к тексту пояснительной записки указывается полное название проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка к тексту двумя строками непечатаемых символов, печатается шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 14 через одинарный межстрочный интервал (приложение № 7 к Инструкции).

Текст выравнивается по ширине, печатается с абзацными отступами
от левой границы текстового поля.

В тексте должно содержаться обоснование принятия правового акта, суть проекта правового акта, наличие разногласий, результаты проработки проекта правового акта и его экспертизы.

3.2.7.3. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами
и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой
в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой одной строкой непечатаемых символов.

3.2.8. Оформление реквизита «Виза» проекта правового акта.

Проекты правового акта визируются полистно.

На оборотной стороне каждого листа правового акта в нижней части ставятся подписи разработчика документа и сотрудника организационно-протокольного отдела Администрации, сотрудника отдела правового обеспечения Администрации, осуществляющего правовую экспертизу правового акта. На оборотной стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части проставляется подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) разработчика документа, сотрудника организационно-протокольного отдела Администрации, сотрудника отдела правового обеспечения Администрации.

Согласование проекта правового акта осуществляется путём оформления листа согласования (приложение № 8 к Инструкции).

3.2.9. Реквизит «Подпись» отделяется от реквизита «Текст документа» тремя строками непечатаемых символов и состоит из слов «Глава администрации» («И.о.Главы администрации») вне зависимости от вида правового акта (и на бланках постановлений и распоряжений администрации), печатается от границы левого поля без абзацного отступа.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются у правой границы текстового поля.

Образцы оформления проекта постановления (распоряжения) Администрации приведены в приложениях № 3.1-3.2 к Инструкции.

 

3.3. Распоряжения по кадровым вопросам

 

В Администрации по кадровым вопросам издаются распоряжения, которые готовятся консультантом по муниципальной службе и делопроизводству, кадров и архивного дела Администрации (далее – кадровая служба).

Распоряжения оформляются на бланках «Распоряжение администрации» (приложение № 3.2 к Инструкции).

Распоряжения о приёме, увольнении, отпусках, командировках работников, занимающих должности, не отнесённые к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Администрации, оформляются в соответствии с унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда
и его оплаты» (далее – унифицированные формы). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми
и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению
и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Администрация имеет право вносить дополнительные необходимые ему реквизиты, но при этом все реквизиты унифицированных форм должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Распоряжения со сроком хранения 75 лет регистрируются
и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет (приложение № 9 к Инструкции).

 

3.4. Организация работы по выпуску правовых актов

 

Проект правового акта, подготовленный и согласованный
после подписания в установленном порядке передаётся в Администрацию поселения для регистрации.

Ответственность за идентичность текста электронного варианта правового акта его тексту на бумажном носителе несёт разработчик документа, являющегося исполнителем документа.

Работа по выпуску правовых актов Администрации, включает в себя регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку.

Консультант по муниципальной службе и делопроизводству администрации поселения регистрирует подписанные правовые акты.

Правовым актам присваиваются порядковые номера
в пределах календарного года.

К регистрационным номерам распоряжений  Администрации по основной деятельности добавляются буквенные индексы – «р» (например, 15-р).

Датой правового акта является дата его подписания.

Направление на официальное опубликование и учёт опубликованных правовых актов осуществляются разработчиком документа.

Копии правовых актов направляются разработчиками документа адресатам в соответствии с листом рассылки (приложение № 10 к Инструкции).

Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется
не позднее чем в 5-дневный срок после их подписания.

Правовые акты в течение текущего года хранятся в Администрации, после чего передаются по описи в архив Администрации.

 

 

3.5. Положения, правила, инструкции, регламенты

 

3.5.1. Положение – правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Администрации, её структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов, должностных лиц.

Правила – правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определённых видов деятельности, обязательные для применения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные стороны деятельности Администрации, её структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов, должностных лиц.

Регламент – правовой акт, включающий совокупность правил и определяющий порядок деятельности Администрации, её структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов, муниципальных служащих.

3.5.2. Положения (правила, инструкции, регламенты) утверждаются непосредственно Главой Администрации, руководителем структурного подразделения Администрации или изданием распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа), если одновременно с утверждением положений (правил, инструкций, регламентов) необходимо дать поручения, связанные с введением в действие или применением утверждаемого документа.

3.5.3. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций, регламентов) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов Администрации.

3.5.4. Текст положений (правил, инструкций, регламентов) печатается на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положений  (правил, инструкций) отвечают на вопрос  «о чём?», заголовки к текстам инструкций и регламентов, содержащих должностные требования и порядок проведения работ, согласуются с наименованием вида документа  в родительном падеже (кого? (чего?), например:  «Должностная инструкция главного специалиста», «Регламент совещания …».

Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия.

 

3.6. Протокол

 

3.6.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее – заседание (совещание).

3.6.2. Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников структурных подразделений Администрации, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания).

Протоколы могут быть полными, в которых кроме вопросов и решений содержится краткая запись выступлений докладчиков и участников (приложение № 12 к Инструкции), краткими, в которых фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (приложение № 13 к Инструкции), и стенографическими, в которых весь ход заседания (совещания) записывается дословно.

Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Звукозапись заседания (совещания) (в случае необходимости её ведения) хранится в течение 6 месяцев  в структурном подразделении Администрации, готовившем вопросы к обсуждению.

3.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным
на заседании, направляются в структурное подразделение Администрации, готовившее вопросы к обсуждению, для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях (приложение № 14 к Инструкции). Копии протокола или экземпляры выписки из протокола о принятых решениях рассылаются в соответствии со списком рассылки структурным подразделением Администрации, ответственным за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

3.6.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка или на общем бланке Администрации и общих бланках структурных подразделений Администрации (приложения № 3.3-3.4  к Инструкции).

Протокол имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер документа,  дату документа,  место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подписи.

Наименование вида документа печатается ниже наименования организации через две строки непечатаемых символов прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом (П Р О ТО К О Л).

Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола состоит из даты его начала и даты окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2015 или 11-12.02.2015 и печатается через одну строку непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита.

На одной с датой строке печатается номер протокола. Номером протокола заседания коллегиального органа является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведётся в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа отдельно по каждой группе протоколов. Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется секретарём коллегиального органа в журнале регистрации.

Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера
в пределах календарного года и буквенного индекса «ПC», например: 12-ПС.

Решения к протоколу нумеруются путём проставления порядкового номера протокола и через косую черту – порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний (совещаний) организаций, принимавших участие в заседании (совещании).

Место составления (издания) протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через одну строку непечатаемых символов ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по центру без абзацного отступа.

Заголовок к тексту протокола отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, начинается со строчной буквы, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту протокола согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже и содержит указание на вид коллегиальной деятельности (например, «П Р О Т О К О Л заседания, совещания»), а также указание либо на название коллегиального органа (например, «заседания Экспертной комиссии»), либо  на тему заседания (совещания) (например, «совещания по вопросам подготовки к новому учебному году»).

При продольном расположении все вышеуказанные реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются по центру без абзацного отступа. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь размером 72,8 х 88,6 мм в левом верхнем углу листа и выравниваются либо
по левому краю, либо по центру отведённой площади также без абзацного отступа. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения.

3.6.5. Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

3.6.5.1. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

1) «Председатель» (или «Председательствующий») – указывается фамилия и инициалы должностного лица, проводящего заседание (совещание); его настоящая должность в протоколе не указывается. Слово «Председатель» печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа с прописной буквы;

2) «Секретарь» – указывается фамилия и инициалы лица, отвечающего за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола.

Слово «Секретарь» располагается ниже предыдущего реквизита, строкой непечатаемых символов от него не отделяется, печатается так же, как и слово «Председатель», от левой границы текстового поля без абзацного отступа
с прописной буквы;

3) «Присутствовали» – приводится список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии
и инициалы лиц, приглашённых на заседание из других органов, организаций,
и их наименования. Сведения о присутствующих участниках заседания (совещания) вносятся секретарём в протокол на основе данных их регистрации.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, после слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием наименований должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий наименования должностей присутствующих не указываются.

При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более
15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка «список прилагается», например: «Присутствовали: 18 человек (список прилагается)».

4) «Повестка дня» – приводится перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются прописными буквами через две-три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита
и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, начинается с предлога «О» («Об»), печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа; с новой строки также без абзацного отступа указывается докладчик, например:

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах проверки номенклатуры дел на 2016 год в Администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение».

Докладчик – Фамилия И.О.

 

3.6.5.2. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст каждого раздела состоит из трёх частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), указанные слова печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля без абзацного отступа, после слов ставится двоеточие. Каждая часть отделяется от предыдущей одной строкой непечатаемых символов.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра, показывающая, к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова «СЛУШАЛИ» в тексте протокола указываются фамилия и инициалы основного докладчика, а затем излагается запись его выступления (в полной форме) либо тема его выступления (в краткой форме). В тексте протокола фамилия
и инициалы каждого выступающего печатаются с новой строки
в именительном падеже. Изложение записи выступления ведётся от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире, например:

 

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – доложил об итогах проверки …

 

Допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается», в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии участников обсуждения вопроса, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. После слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются двумя арабскими цифрами, разделёнными точкой (например, 1.1): первая цифра указывает на номер пункта повестки дня, вторая – на номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.6.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарём. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов.

При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками.

3.6.7. Отдельные виды протоколов могут утверждаться Главой Администрации или лицом, исполняющим его обязанности. Решение
об утверждении принимается должностным лицом, председательствующим
на заседании (совещании).

3.6.8. Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся
до исполнителей рассылкой копий протокола либо экземпляров выписки
из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляется
и подписывается ответственным исполнителем подразделения, готовившего заседание (совещание).

При составлении выписки из протокола воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка, вводная часть текста, тот вопрос повестки дня,
по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса
и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка
не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарём, например:

 

 

 

Верно

 

Секретарь                                      Подпись                                    И.О.Фамилия

 

Дата

 

Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью организации.

3.6.9. По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения, которые оформляются согласно приложению № 15 к Инструкции.

В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола заседания (совещания).

 

3.7. Служебные письма

 

3.7.1. Служебные письма Главы Администрации, структурных подразделений Администрации (далее также – письма) готовятся:

как ответы о выполнении поручений органов государственной власти, органов местного самоуправления, Главы Администрации;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся
к компетенции Главы Администрации, структурных подразделений Администрации;

как сопроводительные письма к документам;

как инициативные письма.

3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии
с резолюцией уполномоченного должностного лица.

3.7.3. Письма за подписью Главы Администрации, первых заместителей Главы Администрации, Руководителя аппарата Администрации готовятся на бланке письма Администрации и направляются во все адреса на территории Российской Федерации.

Письма за подписью руководителей структурных подразделений Администрации печатаются на бланках писем соответствующих структурных подразделений Администрации.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.7.4. Реквизитами письма являются: наименование организации – автора; справочные данные об организации; ОГРН, ИНН/КПП, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего  документа,  заголовок к тексту,  текст документа; отметка о приложении; подпись; отметка об исполнителе; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания – печать.

3.7.7. Письмо оформляется в одном экземпляре: оригинал письма, оформленный на соответствующем бланке, направляется адресату, копия письма  остаётся в администрации.

3.7.8. Заголовок к тексту  составляется ко всем инициативным письмам, имеющим текст более семи строк, за исключением писем-благодарностей
и писем-поздравлений. Если объём текста письма составляет не более
семи строк, то наименование к письму не составляется.

Заголовок к тексту документа в краткой форме отражает суть письма, отвечает на вопрос «о чём?» и начинается с прописной буквы, например:

 

Об оказании финансовой помощи

 

Не рекомендуется указывать заголовок к тексту в обобщённой форме (например, «О содействии», «О финансировании»), так как в дальнейшем такие заголовки к тексту не позволяют идентифицировать документ и затрудняют его поиск.

Заголовки к тексту печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности и не должно превышать 28-30 печатных знаков. Ширина зоны расположения указанного реквизита составляет не более 73,2 мм.

Точка после заголовка к тексту не ставится, и оно не заключается в кавычки.

3.7.9. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ. Заголовок к тексту к ответным письмам не составляется.

3.7.10. Если письмо адресовано более чем в четыре адреса,
то разработчиком документа составляется лист рассылки (приложение № 16
к Инструкции).

При направлении писем в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, подведомственные указанным органам, их должностным лицам, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.

3.7.11. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Рекомендуемый объём письма – не более полутора-двух страниц машинописного текста.

Текст письма должен быть цельным, связным, логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

Текст письма излагается:

от первого лица множественного числа: «просим», «направляем», «предлагаем»;

от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица): «прошу», «предлагаю», «приглашаю»;

от третьего лица единственного числа: «Администрация муниципального образования «Мулловское городское поселение» считает возможным».

Не допускается в тексте письма использовать различные формы изложения (например, в начале письма использовать форму третьего лица единственного числа: «Администрация муниципального образования «Мулловское городское поселение» направляет…», а в конце – форму первого лица единственного числа: «На основании вышеизложенного прошу…»).

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся
с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма отделяется от заголовка к тексту или адресата тремя строками непечатаемых символов, печатается через одинарный межстрочный интервал с абзацными отступами.

3.7.12. Письма подписываются должностными лицами в соответствии
с предоставленными им полномочиями. Право подписи писем устанавливается
в положениях о подразделениях и должностных регламентах; в указанных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

Письма в адрес руководителей федеральных и региональных органов государственной власти, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ульяновской области и городу Димитровграду, Межмуниципального отдела Министерства внутренних дел Российской Федерации «Димитровградский» (МО МВД России «Димитровградский»), прокуратуры Мелекесского района направляются за подписью Главы Администрации.

Сопроводительные письма к проектам правовых актов, направляемым
в прокуратуру Мелекесского района, подписываются Главой Администрации.

3.7.13. Отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу второго экземпляра письма шрифтом размера № 10 от границы левого поля в соответствии с требованиями подпункта 2.2.8.20 пункта 2.2.8 подраздела 2.2 раздела 2 Инструкции.

Образец оформления служебного письма приведён в приложении № 17
к Инструкции.

 

3.9. Акты, докладные, служебные записки, справки

 

3.9.1. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение № 18 к Инструкции).

Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт составляется на общем бланке Администрации, структурных подразделений Администрации (приложение № 3.5 к Инструкции). Обязательными реквизитами акта являются наименование вида документа, печатаемое прописными буквами полужирного начертания (АКТ), дата документа и регистрационный номер документа, место составления (издания) документа, заголовок текста, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения документа.

Датой акта является дата его составления.

Чаще всего наименование акта согласуется с видом документа
в родительном падеже (чего?) (приложение № 18 к Инструкции), начинается
со строчной буквы и содержит указание на действие, совершаемое комиссией или группой лиц, составляющей акт, например:

 

(АКТ) проверки финансово-хозяйственной деятельности

 

Заголовок к тексту некоторых актов могут отвечать на вопрос «о чём?» (приложения № 2, 45 к Инструкции), такие заголовки к тексту начинаются
с прописной буквы, например:

 

Об утрате документов

 

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и  регистрационного номера документа), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий в именительном падеже. Фамилии членов комиссии располагаются
в алфавитном порядке. В основной части излагаются суть, характер, методы
и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделён на пункты
и подпункты. Акты могут содержать приложения.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров
и их место нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нём сторон или нормативными документами, например:

Составлен в трёх экземплярах:

1-й экземпляр – отдел финансов;

2-й экземпляр – МКУ «Управление делами».

 

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается
в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой
о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.9.2. Докладная записка – документ, адресованный Главе Администрации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами
и предложениями составителя (приложения № 19, 20 к Инструкции).

Докладные записки составляются в целях информирования руководства
о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка должна содержать следующие реквизиты:

наименование организации (подразделения);

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дату документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту (если объём текста составляет более семи строк), который отвечает на вопрос «о чём?» и пишется с прописной буквы;

текст;

подпись руководителя подразделения;

Имя Отчество Фамилия исполнителя.

Текст докладной записки состоит из двух или трёх смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты её решения, в третьей – выводы и предложения с указанием конкретных действий, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае её текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Главе Администрации.

3.9.3. Служебная записка – документ, используемый для информационного обмена между подразделениями, должностными лицами, сотрудниками подразделений (приложение № 21 к Инструкции).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются следующие: наименование подразделения, наименование вида документа, которое печатается прописными буквами полужирного начертания (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту (отвечает на вопрос «о чём?» и пишется с прописной буквы), текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования и заключения с предложениями, просьбами, заявками.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

3.9.4. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. В справках отражается основная деятельность администрации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность администрации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние – для представления Главе Администрации, Первому заместителю Главы Администрации или для рассмотрения коллегиальным органом.

Внешние справки оформляются на общем бланке Администрации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения № 22 и 23 к Инструкции).

Заголовок к тексту справки отвечает на вопрос «о чём?» и пишется
с прописной буквы. В заголовке к тексту может включаться указание
на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

 

О работе с обращениями граждан в первом полугодии 2016 г.

 

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки,
в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами
и имеющие заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, её текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителями. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и начальником отдела муниципальной службы, кадров и архивного дела, заверяются печатью.

 

3.10. Доверенности

 

3.10.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий Главы Администрации на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

3.10.2. Доверенность оформляется на общем бланке:

общий бланк Администрации используется при подписании доверенности на представление интересов Главы Администрации или совершение каких-либо действий от его имени (приложение № 24 к Инструкции);

3.10.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование организации (наименование должности руководителя организации);

наименование вид документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата документа  и регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа;

текст документа;

подпись;

гербовая печать.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью), наименование должности лица, передающего полномочия отраслевого (функционального) органа Администрации, представляемого указанным должностным лицом, а также реквизиты нормативного правового акта, на основании которого он действует;

фамилия, имя, отчество (полностью) и наименование должности уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

 

 

 

 

3.11. Порядок подготовки, оформления, регистрации

и хранения договоров (соглашений)

 

3.11.1. Основные требования и порядок подготовки, оформления, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены настоящей Инструкцией.

Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение № 25 к Инструкции).

3.11.2. Наименование вида документа – Договор (Соглашение) – печатается без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется по горизонтали относительно границ текстового поля.

3.11.3. Заголовок к тексту договора (соглашения) от предыдущего реквизита строкой непечатаемых символов не отделяется, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом со строчной буквы, после заголовка к тексту точка не ставится, например:

ДОГОВОР

между администрацией муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области и профсоюзной организацией

3.11.4. Место составления (издания) договора (соглашения) печатается
от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от заголовка к тексту.

3.11.5. Реквизит «Дата документа» печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом разработчиком документа после подписания его последней стороной договора (соглашения).

3.11.6. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен
в приложения. В этом случае все приложения к договору (соглашению) должны рассматриваться как его составные части.

В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

3.11.7. Разработчик документа представляет оригинал договора (соглашения) на регистрацию в организационно-протокольный отдел в 5-дневный срок со дня их подписания и прохождения правовой экспертизы в отделе правового обеспечения.

Перед подписанием проект договора (соглашения) передаётся
на согласование.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение № 26 к Инструкции).

3.11.8. Содержательная часть текста договора (соглашения) состоит
из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь наименования.

Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращённое), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов – статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон.

Заключительная часть содержит сведения о юридических адресах сторон
с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших его сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и печати.

Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи.

3.11.9. Подписанные договоры (соглашения) по экономическим, научным, культурным связям, договоры об обучении, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, хозяйственные договоры регистрируются в организационно-протокольном отделе. Копии договоров (соглашений) хранятся в организационно-протокольном отделе, а оригиналы выдаются их разработчикам.

Регистрационный номер договора (соглашения) состоит
из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделённых косой чертой.

3.11.10. Трудовые договоры (дополнительные соглашения) с муниципальными служащими регистрируются и хранятся в отделе муниципальной службы, кадров и архивного дела Администрации.

 

3.12. Подготовка и оформление документов,

передаваемых по каналам электросвязи

3.12.1. Телеграммы

3.12.1.1. Телеграммы оформляются по установленной форме (приложение № 27 к Инструкции). Телеграмма печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размера № 14.

Телеграмма составляется и передаётся на отправку в двух экземплярах. На копии телеграммы в нижней её части проставляется виза исполнителя (составителя телеграммы), а также время сдачи телеграммы на отправку.

3.12.1.2. Телеграмма имеет следующие реквизиты:

1) адрес (куда? кому?).

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации, например:

 

433550 МЕЛЕКЕССКИЙ РАЙОН МУЛЛОВКА СОВЕТКАЯ 63

или:

 

МЕЛЕКЕССКИЙ РАЙОН МУЛЛОВКА 63 СОВЕТКАЯ

 

В адресе телеграммы наименование населённого пункта (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населённый пункт, – в родительном падеже, например:

 

МУЛЛОВКА МЕЛЕКЕССКОГО РАЙОНА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращённо – «стр», «корп» и «кв» соответственно. Слова «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п. пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращённо – «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» соответственно. В случае, если сокращённое наименование приведёт
к неопределённости или неточности адреса, сокращение не применяется.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Наименование организации указывается в именительном падеже
и отделяется от телеграфного адреса одной строкой непечатаемых символов, например:

 

433550 МЕЛЕКЕССКИЙ РАЙОН МУЛЛОВКА СОВЕТКАЯ 63

 

АДМИНИСТРАЦИЯ МО «МУЛЛОВСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ» МЕЛЕКЕССКОГО РАЙОНА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя указываются в дательном падеже, например:

 

ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ МО «МУЛЛОВСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ» МЕЛЕКЕССКОГО РАЙОНА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ Т.В.ФЁДОРОВОЙ

или:

ФЁДОРОВОЙ Т.В.

 

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним
и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует её доставить, остальные адреса указываются
в тексте телеграммы.

При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный
и подписанный составителем телеграммы. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города (без слова «КОПИЯ»), например:

 

УЛЬЯНОВСК АДМИНИСТРАЦИЯ ЗАВОЛЖСКОГО РАЙОНА

 

УЛЬЯНОВСК АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА

 

2) текст отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов и печатается через двойной межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

 

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ВИКТОРОВИЧ ВСКЛ

 

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобки» могут быть написаны полными словами либо сокращённо («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), а также соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны полными словами либо сокращённо («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны полными словами.

Если слово в тексте пишется через дефис (например: «по-прежнему»,
«из-за»), то ставится чёрточка.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются регистрационный номер и дата документа, на который даётся ответ.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой;

3) подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

4) регистрационный номер и дата документа печатаются ниже реквизита «Подпись» через две строки непечатаемых символов;

5) адрес, наименование отправителя и дата отправки указываются
в нижней части телеграммы под чертой. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

 

3.12.2. Телефонограмма

 

Телефонограмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста
по каналам телефонной связи.

Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания,
а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов
в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование организации – автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;

наименование организации – получателя телефонограммы;

должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

дата телефонограммы;

время приёма-передачи;

текст, не превышающий 50 слов;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия;

входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.

Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение № 28 к Инструкции), составляется в одном экземпляре
и подписывается руководителем. Если телефонограмма передаётся нескольким

адресатам, к ней прилагается список организаций, в которые направляют телефонограмму, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в соответствующих журналах установленной формы (приложение № 29 к Инструкции).

 

4. Организация работы с документами

 

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в Администрации, структурных подразделениях Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. В Администрации, структурных подразделениях Администрации различают три потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях Администрации и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, осуществляемые
с ними в Администрации, определяются Регламентом Администрации, настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации, должностными регламентами и должностными инструкциями.

 

4.2. Приём, обработка и распределение поступающих документов

 

4.2.1. Доставка документов в Администрацию, осуществляется посредством почтовой связи, нарочно, курьерами, гражданами, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, электронной почты.

Доставка документов в подразделения осуществляется ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях либо уполномоченными в надлежащем порядке сотрудниками структурных подразделений, под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии) получателя).

4.2.2. Приём и обработка документов, поступающих в Администрацию, осуществляется организационно-протокольным отделом Администрации, в структурных подразделениях Администрации - работниками, ответственными за организацию делопроизводства в соответствующем структурном подразделении Администрации.

4.2.3. Простая корреспонденция, доставленная через почтовое отделение, передаётся в Администрацию без расписки, заказная корреспонденция – под роспись.

 

Документы, передаваемые нарочным, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник, ответственный за организацию делопроизводства, может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Администрацию, в структурное подразделение Администрации.

4.2.4. При приёме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта – наличие в нём документов, а также всех названных в них приложений.

При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трёх экземплярах, один из которых остаётся
в организационно-протокольном отделе Администрации, другой приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются наименование  должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (исходящий регистрационный номер, дата документа и заголовок к тексту) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и сотрудником, вскрывшим указанный конверт.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», отмечается, как и в документах, полученных
по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2016 10.45.

Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп «Администрация МО «Мулловское городское поселение», указывается дата поступления, и он передаётся адресату.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные
и праздничные дни, принимаются дежурным в приёмной Главы Администрации. Указанные документы передаются в организационно-протокольный отдел Администрации не позднее 10 часов ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.

О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Главе Администрации с последующей их передачей в организационно-протокольный отдел Администрации.

4.2.7. Первичная обработка поступивших документов заключается
в распределении документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень не подлежащих регистрации документов приведён
в приложении № 30 к Инструкции.

4.2.8. Поступившие документы, адресованные структурным подразделениям Администрации регистрируются в структурных подразделениях Администрации.

Поступившие документы без указания конкретного лица или структурного подразделения Администрации предварительно рассматриваются в организационно-протокольном отделе Администрации, а затем направляются в структурное подразделение Администрации в соответствии с компетенцией.

4.2.9. Регистрация документов, поступивших в Администрацию, осуществляется организационно-протокольным отделом Администрации в базах данных «Внутренние документы» либо «Входящая корреспонденция» СЭД.

База данных «Внутренние документы» СЭД включает в себя переписку внутри Администрации;

Документы, не относящиеся к базе данных «Внутренние документы», регистрируются в модуле «Входящая корреспонденция» СЭД.

Документы, поступившие в Администрацию после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.

В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путём сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

4.2.10. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации
не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

4.2.11. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются
с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, наименование вид документа (кроме письма), регистрационный номер документа и дата документа, наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и ЭП автора. К регистрационному номеру документа добавляется индекс «ЭП», например: № 109-ЭП.

Документ передаётся на исполнение со штампом «ЭП верна» и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется исполнителю.

Документы, поступившие по электронной почте без ЭП, пересылаются
по электронной почте должностным лицам, подразделениям в соответствии
с компетенцией.

4.2.12. В случае поступления документов в подразделение напрямую, минуя организационно-протокольный отдел Администрации, документы должны быть переданы ответственными за делопроизводство на регистрацию в организационно-протокольный отдел Администрации незамедлительно.

В документы, поступившие в Администрацию и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

4.2.13. Письменные обращения граждан передаются для регистрации в организационно-протокольный отдел Администрации главному специалисту по работе со СМИ и обращениями граждан и организаций.

4.2.14. После регистрации оригиналы документов 1 раз в день, с 15
до 16 часов, передаются Главе Администрации. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.

Документы с резолюциями Главы Администрации передаются исполнителям наряду с бумажным носителем по локальной сети.

Структурные подразделения Администрации получают документы от организационно-протокольного отдела Администрации через ответственных за делопроизводство.

4.2.15. Ошибочно направленные в структурные подразделения документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в организационно-протокольный отдел Администрации.

 

4.3. Порядок рассмотрения документов

 

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает в себя:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение № 5 к Инструкции).

4.3.3. По обращениям граждан подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение № 5.1 к Инструкции).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие реквизиты:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым даётся поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись должностного лица, дающего поручение;

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Документы могут иметь несколько резолюций (для одного или нескольких исполнителей) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей,
в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учётом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3. Глава Администрации при рассмотрении документов:

определяет исполнителя и дают указание в резолюции;

подписывает исполненные документы или при наличии замечаний возвращает проект документа исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, оформляет отметку о списании документа в дело.

4.3.4. Документы должны рассматриваться в день их поступления. При рассмотрении документов уполномоченное на подпись документа должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.5. Руководители структурных подразделений Администрации организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

 

4.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

 

4.4.1. Исходящими документами Администрации являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.4.2. Регистрация исходящих служебных писем осуществляется ответственным лицом Администрации в журнале исходящей корреспонденции.

4.4.3. В Администрации осуществляются проверка правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрация, учёт и отправка.

Подписанные письма передаются разработчиками документов в Администрацию для отправки. При этом к письму прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.

Корреспонденция, поступившая в Администрацию для отправки после 16 часов, кроме срочной корреспонденции, отправляется на следующий день.

Ответственное лицо Администрации проверяет правильность оформления исходящих документов и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.

Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются
и возвращаются их разработчикам для исправления.

Исходящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из постоянного числа, например: 15, где 15 – порядковый номер
в пределах календарного года.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.4. Обработка, отправка и выдача документов, подписанных должностными лицами Администрации, осуществляются ответственным лицом Администрации.

Письма, не связанные с деятельностью Администрации, к отправке не принимаются.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в Администрацию подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

4.4.5. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой связью, электронной почтой, передаются по факсу.

Решение о способе доставки документа принимается разработчиком указанного документа, который указывает способ доставки документа.

Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.

Заказная корреспонденция передаётся ответственным лицом Администрации на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется в журнале отправки.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются
в один конверт.

4.4.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

 

4.5. Регистрация и учёт внутренних документов

4.5.1. Регистрация внутренних документов осуществляется ответственным лицом.

4.5.2. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий
из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса «АС», например: 4-АС. (приложение № 15 к Инструкции).

4.5.3. Подписанные Главой Администрации или другим должностным лицом по доверенности соглашения, договоры по экономическим, культурным связям, трудовые договоры, договоры по обучению регистрируются и хранятся в Администрации.

Регистрация соглашения, договора осуществляется в журнале установленной формы (приложение № 31 к Инструкции).

Регистрационный номер соглашения, договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими соглашение, договор, разделённых косой чертой.

Зарегистрированный оригинал выдается под роспись, а копия остается на хранение в Администрации.

4.5.4. Трудовые договоры, дополнительные соглашения с муниципальными служащими и работниками, должности которых не относятся к должностям муниципальной службы, регистрируются и хранятся в Администрации.

4.5.5. Доверенности на право совершения действий от имени Администрации, представления интересов администрации в государственных, общественных и судебных органах регистрируются сотрудником Администрации в журнале регистрации доверенностей (приложение № 32 к Инструкции).

Зарегистрированный оригинал доверенности выдаётся на руки, а копия остаётся на хранении в Администрации.

4.5.6. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки и др.) регистрируются в Администрации по аналогии с исходящими документами с добавлением буквенного индекса «вн», например: 144-вн.

 

4.6. Приём, обработка и передача документов

по каналам факсимильной связи

 

4.6.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приёма текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и приём этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Администрации (84235) 92-7-95, установлен в приёмной Главы Администрации.

Средства факсимильной связи установлены в приёмных руководителей, структурных подразделениях Администрации, контроль за использованием факсимильной техники возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.6.2. Объём передаваемого в течение одного сеанса связи документа
не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.

4.6.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов имеющих гриф ограничения доступа к информации (с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов).

4.6.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации соответствующего вида документа.

Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости.

Факсограммы, адресованные Главе Администрации регистрируются в приёмной Администрации. Поступившему подлиннику письма, ранее переданного по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и он передаётся исполнителю
с пометкой «Подлинник письма, переданного по факсу».

4.6.5. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется сотрудником структурного подразделения, подготовившим документ к передаче, и руководителем соответствующего структурного подразделения.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм в приёмной Главы Администрации. Факсограммы, поступившие до 17 часов, передаются адресату в тот же день, после 17 часов – на следующий рабочий день, срочные – немедленно.

4.6.6. Персональная ответственность за правильность передачи (приёма) факсограмм возлагается на сотрудника приёмной Главы Администрации.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на сотрудника структурного подразделения Администрации, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации.

 

4.7. Приём, обработка и передача

документов по электронной почте

 

4.7.1. В Администрации приём электронных копий документов для приёма и отправки с официального электронного адреса: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript осуществляются ответственным лицом Администрации в течение рабочего дня.

4.7.2. С официального адреса электронной почты Администрации служебные письма направляются за подписью должностных лиц Администрации.

4.7.3. Ответственный за работу с электронной почтой обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.7.4. Ответственность за подготовку документов к передаче
по электронной почте и их содержание несёт разработчик указанных документов, за передачу – сотрудник Администрации.

4.7.5. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

4.7.6. Разработчик документа оформляет документ в соответствии
с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов,
и представляет электронную копию документа сотруднику Администрации.

4.7.7. Электронные копии справочно-информационных материалов,
не имеющих исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться
с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.7.8. Электронная копия документа в течение месяца хранится
на жёстком диске компьютера.

4.7.9. При получении документа в виде электронного сообщения
на официальный адрес электронной почты Администрации сотрудник Администрации:

осуществляет предварительное рассмотрение полученного документа
и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе в Администрации, или передаёт в подразделения для регистрации и рассмотрения должностными лицами, или пересылает по электронной почте адресату;

передаёт отправителю уведомление о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

 

5. Организация информационно-поисковой системы по документам

 

5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Администрации, отраслевых (функциональных) органах Администрации создаются информационно-поисковые системы по документам.

5.2. Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.

В процессе регистрации документов создаются базы данных для поисковой работы по документам.

 

6. Порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ

 

6.1. Машинописные работы

 

Печатание документов в Администрации осуществляется непосредственно в структурных подразделениях  Администрации (служебные письма за подписью руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации, внутренние документы) с соблюдением установленных Инструкцией требований.

В Администрации печатаются только служебные документы на русском языке.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на одной стороне листа.

 

6.2. Копировально-множительные работы

Выполнение копировально-множительных работ производится в организационно-протокольном отделе, а также на копировальных аппаратах установленных в структурных подразделениях Администрации.

Изготовление небольших по объёму тиражей служебных документов
(до 10 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях Администрации с соблюдением правил, установленных Инструкцией.

В первоочередном порядке копируются документы, поступившие
от Главы Администрации.

Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны чётко и разборчиво и не превышать формат А3.

Документы и материалы загрязнённые, с помарками и вклейками,
в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование
не принимаются.

Не подлежат копированию используемые Администрацией официальные бланки.

Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты
и газетные вырезки.

7. Порядок изготовления, учёта, хранения, использования
и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

 

7.1. Изготовление гербовых печатей

 

7.1.1. Воспроизведение на печатях герба муниципального образования «Мулловское городское поселение» регламентируется Положением о гербе муниципального образования «Мулловское городское поселение», утверждённым решением Совета депутатов муниципального образования «Мелекесский район» Ульяновской области от 27.04.2011 №13/30 (в редакции от 06.06.2014 №4/4).

7.1.2. Герб муниципального образования «Мулловское городское поселение» воспроизводится на печатях Администрации. Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении № 33 к Инструкции.

7.1.3. В Администрации гербовой печатью заверяются подписи Главы Администрации, других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Администрации предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовая печать  проставляется таким образом, чтобы её оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляют на специально отведённом месте. Место нанесения печати обозначается символом «м.п.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

7.1.4. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Глава Администрации.

7.1.5. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в администрации в специальном журнале с проставлением их оттисков, выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений Администрации, несущих персональную ответственность за их использование и сохранность.

Листы журнала учёта печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания Администрации не допускается.

7.1.6. Гербовые печати хранятся у специалиста Администрации.

 

7.2. Простые печати и штампы

 

7.2.1. Структурные подразделения Администрации могут иметь простые печати и штампы.

7.2.2. Право структурного подразделения Администрации иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется в положении о структурном подразделении Администрации.

7.2.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении входящих и исходящих документов применяются соответствующие штампы: «Верно», «Регистрационный штамп».

 

7.3. Хранение печатей и штампов

 

7.3.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном настоящей Инструкцией порядке.

7.3.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

7.3.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах
одежды.

7.3.4. При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность Глава Администрации.

 

 

7.4. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

 

7.4.1. Лицо, получающее печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампов.

7.4.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в Администрации либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

7.4.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения Главы Администрации.

Для замены ранее Администрацией печатей, штампов в случае износа, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь должен представить Главе Администрации:

письмо с просьбой о замене печати или штампа;

объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа.

акт об уничтожении печати и (или) штампа, утверждённый руководителем структурного подразделения Администрации.

7.4.4. В случае ликвидации структурного подразделения Администрации или прекращения деятельности, в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в Администрацию для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется комиссией, которая создаётся по предложению Главы Администрации.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

7.4.5. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов должно быть указано время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов», которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учёта.

Указанный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учёта.

 

7.5. Контроль состояния учёта, использования и

хранения печатей и штампов

 

7.5.1. Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации осуществляет ответственное лицо Администрации.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведённых проверках делаются отметки в журнале после последней записи.

7.5.2. При переводе, увольнении работника, ответственного за учёт и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения Администрации создаёт комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учёта выдачи печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приёма-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учёт, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

7.5.3. В случае ненадлежащих учёта и условий хранения печатей и штампов, повлёкших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

 

8. Учёт объёма документооборота

8.1. Объём документооборота составляет количество документов, поступивших в Администрацию и созданных ею за определённый период времени. В объёме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

8.2. За единицу учёта количества документов принимается сам документ без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учёт количества документов проводится в целом по Администрации.

8.3.Ответственное лицо Администрации представляет Главе Администрации 1 раз в квартал данные о количестве документов.

Итоговые данные подсчёта представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту).

8.4. В структурных подразделениях Администрации подсчёт объёма документооборота ведёт ответственное лицо, на которое возложены функции организации и ведения делопроизводства.

 

9. Организация работы с документами в делопроизводстве

 

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в Администрацию в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами.

 

 

9.1. Составление номенклатуры дел

 

Правильная организация работы с документами в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.

9.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

9.1.2. По срокам хранения все дела можно разделить на следующие группы:

1) дела с постоянным сроком хранения (далее дела постоянного хранения);

2) дела с временным сроком хранения;

а) со сроком хранения свыше 10 лет (далее – дела долговременного хранения);

б) со сроком хранения до 10 лет включительно (далее – дела кратковременного хранения);

3) дела по личному составу (распоряжения о приёме, увольнении, перемещении; лицевые счета по заработной плате; личные дела уволенных).

9.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного хранения и дел по личному составу, а также для учёта дел временного хранения.

9.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации (Уставом или положением об организации), положениями о структурных подразделениях Администрации, штатным расписанием (структурой) организации, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.

9.1.5. В Администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 35 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Администрации (приложение № 36 к Инструкции).

В структурных подразделениях Администрации, имеющих статус юридического лица, составляются собственные номенклатуры дел.

Номенклатура дел Администрации на следующий календарный год разрабатывается до 01 ноября текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается Главой Администрации и представляется в Архив Администрации Мелекесского района.

9.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов структурного подразделения Администрации.

Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения Администрации и представляется в организационно-протокольный отдел Администрации для составления сводной номенклатуры дел Администрации (далее – сводная номенклатура дел).

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

9.1.7. Сводная номенклатура дел составляется специалистом организационно-протокольного отдела Администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

9.1.8. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией Администрации (далее – ЭК), представляется ЭК Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области на согласование и утверждается Главой Администрации.

9.1.9. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

9.1.10. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается Главой Администрации, и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

В случае изменения функций и (или) структуры Администрации составляется новая сводная номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭК не реже одного раза
в пять лет.

9.1.11. Сводная номенклатура дел печатается в трёх экземплярах. Первый экземпляр, утверждённый Главой Администрации, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел организационно-протокольного отдела Администрации, второй экземпляр применяется в архиве Администрации, третий - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений Администрации, для использования в работе.

Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.

9.1.13. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утверждённой структурой и штатным расписанием Администрации. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации.

9.1.14. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений Администрации.

9.1.15.  Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включённого в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения, утверждённого Руководителем аппарата Администрации, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-03, где:

 

02 – обозначение структурного подразделения;

03 – порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

 

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Дела по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 «Заголовок дела» сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчётные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учётные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, поручения, приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел распорядительных документов, нормативных правовых актов Администрации или приказов руководителей структурных подразделений Администрации.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: вид дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидность документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название структурного подразделения (разработчика документов); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата, период, к которым относятся документы дела; указание на копийность документа.

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указываются вид документа и автор, например:

 

Постановления администрации муниципального образования  «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области

Приказы начальника отдела финансов по основной деятельности

 

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

 

«Документы (справки, аналитические записки) по выполнению постановлений, распоряжений, поручений администрации муниципального образования «Мулловское городское поселение» Мелекесского района Ульяновской области».

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

«Переписка с учреждениями, организациями, предприятиями, расположенными на территории поселения по основной деятельности».

 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчёты), например:

«Годовой бухгалтерский отчёт администрации муниципального образования с приложениями».

 

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество единиц хранения» сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел,
о переходящих делах (например: «переходящие с 2015 г.»), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению,
о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется отметка «В электронном виде».

9.1.13. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно   вносятся    в

сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

9.1.14. По окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведённых дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (приложение № 37 к Инструкции).

 

9.2. Формирование и оформление дел

 

9.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела Администрации формируются в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объёму дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утверждённые нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Постановления, распоряжения Администрации, приказы по основной деятельности структурных подразделений Администрации регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учётом сроков их хранения; распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок  хранения – 75 лет) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения – 5 лет).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.

9.2.4. Дела Администрации, структурных подразделений Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

9.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

9.2.5.1. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 38 к Инструкции);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение № 39 к Инструкции);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 40 к Инструкции);

подшивку и переплёт дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

9.2.5.2. Дела кратковременного хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.

9.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование организации, структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращённого наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование подразделения записывается в соответствии с утверждённой структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел;

заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

дата дела: указывается год (годы) заведения и окончания дела
в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается словесно-цифровым способом (число
и год указываются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом). Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчёты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять чётко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола
в твёрдую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включённых
в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются
по каждому тому отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные
и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), наименование должности и подпись её составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

При изменении наименования структурного подразделения Администрации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указываются новое наименование этого структурного подразделения Администрации или организации-правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения Администрации заключается в скобки.

9.2.7. Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в структурных подразделениях осуществляются организационно-протокольным отделом Администрации.

 

9.3. Организация оперативного хранения документов

 

9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Администрации. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа.

9.3.2. Руководители структурных подразделений Администрации несут ответственность за сохранность документов и дел.

9.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведённых для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

9.3.4. Дела в шкафах для их учёта и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.

На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.

9.3.5. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Администрации, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путём сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра.

9.3.6. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения Администрации для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (формат А5) (приложение № 41 к Инструкции). В ней указываются структурное подразделение, номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому дело выдано, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием фамилии и должности.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений
на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя аппарата Администрации.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя аппарата Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

 

 

10. Порядок передачи документов на архивное хранение

 

Документы Администрации после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке  подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Администрации.

Документы Администрации, относящиеся к муниципальной собственности, и документы долговременного хранения, а также документы по личному составу хранятся в архиве Администрации.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив Администрации предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Специалисты организационно-протокольного отдела Администрации осуществляют контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям.

 

10.1. Экспертиза ценности документов

 

10.1.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов
на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

законодательства Российской Федерации по архивному делу
и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков
их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится:

в структурных подразделениях – при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Администрации и к уничтожению;

в архиве Администрации – в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.

10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Администрации распоряжением Администрации создаётся ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается распорядительным документом Администрации.

10.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.

10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов
в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

10.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится
на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путём полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы
с временными сроками хранения.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

10.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение № 42 к Инструкции), долговременного хранения (приложение № 43 к Инструкции) и по личному составу (приложение № 44 к Инструкции), а также акты о выделении дел
к уничтожению (приложение № 45 к Инструкции).

 

10.2. Составление и оформление описей дел

 

10.2.1. Для обеспечения комплектования архива в Администрации на все завершённые в делопроизводстве дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи дел.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учёта
и раскрытия содержания. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи дел составляются структурными подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.

На дела кратковременного хранения описи дел не составляются.

10.2.2. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 46 к Инструкции) и представляются в организационно-протокольный отдел Администрации не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

10.2.3. При составлении описей дел структурными подразделениями Администрации соблюдаются следующие требования:

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся
в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел в структурных подразделениях устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

10.2.4. В конце описи дел вслед за последней описательной статьёй заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел
по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

10.2.5. Опись дел структурного подразделения Администрации подписывается составителем описи дел с указанием наименования его должности и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации.

10.2.6. Опись дел структурного подразделения Администрации составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делами в ведомственный архив, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Администрации.

10.2.7. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Администрации, служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит сотрудник организационно-протокольного отдела под методическим руководством специалиста муниципального архива Администрации.

10.2.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются Главой Администрации после утверждения на ЭПК описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включённые в указанные акты.

10.2.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Администрации. Если
в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Администрации, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные
в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2019 года).

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приёмо-сдаточным актом, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (приложение № 45 к Инструкции).

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью сотрудника, ответственного за архив, например:

 

«Уничтожено. См. акт №_______ от ________. И.О.Фамилия».

 

10.3. Подготовка и передача документов в архив Администрации

 

10.3.1. В архив Администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача в архив Администрации производится только по описям дел.

10.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного хранения передаются в архив Администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации. Передача дел в архив Администрации производится на основании описей дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, формируемых в подразделениях.

10.3.3. Дела кратковременного хранения (до 3 лет) передаче
в архив не подлежат. В установленном порядке они хранятся в структурных подразделениях Администрации и по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

10.3.4. Передача дел в архив Администрации осуществляется по графику, составленному организационно-протокольным отделом Администрации, согласованному с руководителями структурных подразделений Администрации и утверждённому Руководителем аппарата Администрации.

10.3.5. В период подготовки структурными подразделениями Администрации дел к передаче в архив сотрудником Администрации предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений Администрации обязаны устранить.

10.3.6. Приём каждого дела производится сотрудником организационно-протокольного отдела Администрации в присутствии сотрудника структурного подразделения Администрации.

При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.

10.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении Администрации в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаёт их в организационно-протокольный отдел Администрации независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описи дел и номенклатуре дел.

 

10.4. Использование документов архива

 

10.4.1. Основными формами использования документов архива Администрации являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного обращения (запроса) организации или частного лица (далее – заявители).

Срок исполнения запросов социально-правового характера заявителей
по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем
на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок со дня регистрации.

10.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Администрации.

Архивная справка подписывается Главой Администрации, а в его отсутствие – начальником отдела муниципальной службы, кадров и архивного дела (в соответствии с должностным регламентом) и заверяется простой круглой печати.

Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов
и архивных выписок заверяется подписью Главы Администрации и простой круглой печати.

Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов,
и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся
к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

10.4.3. На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: «Верно».

Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью Администрации.

Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

10.4.4. Документы из архива могут быть изъяты в соответствии
с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт, обосновывающий причину выдачи подлинников документов.

 

11. Особенности работы с электронными документами

 

11.1. В Администрации создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением печати
и изображения герба.

11.2.  Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в администрации поселения.

11.3. Приём и отправка электронных документов осуществляются специалистами Администрации.

 

 

_____________

 

Авторизация

Поиск

Ссылки